檔案柜廠家【智能檔案柜】智能型檔案柜種類和優(yōu)點(diǎn)
智能型檔案柜是由:軟件和硬件兩部分組成??梢詫?shí)現(xiàn)從檔案的生產(chǎn),入盒,上架,下架,借閱,歸還,銷毀等環(huán)節(jié)的一個(gè)閉環(huán)管理,同時(shí)這些過程完整的記錄在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中,實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期的管理。
智能檔案柜種類和優(yōu)點(diǎn)
智能檔案柜廠家可以實(shí)現(xiàn)的功能使檔案管理更加輕松,快捷,大大減輕了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,提高了工作效率。智能卷宗柜完成了檔案庫房升級(jí)改造、標(biāo)準(zhǔn)檔案室建設(shè)。實(shí)現(xiàn)了一體化檔案室管理。
智能檔案柜通常與電腦進(jìn)行聯(lián)合工作,因此在建立檔案之前,工作人員需要對(duì)文件進(jìn)行詳細(xì)的分類,從重要文件,到普通文件進(jìn)行合理的劃分管理。借助檔案柜電腦功能,在劃分區(qū)域上做好準(zhǔn)備工作,儲(chǔ)存時(shí)才能一目了然,高效查找文件資料。
其次標(biāo)簽與條碼;無論是普通卷宗柜還是智能檔案柜,標(biāo)簽與條碼的標(biāo)注始終需要,在電腦上可以做控制調(diào)整,但是在存儲(chǔ)文件上,需要將每份資料打上相應(yīng)的標(biāo)簽, 比如合同,榮譽(yù)獎(jiǎng)?wù)碌龋⒔o予數(shù)字順序,年份等,這樣以來可以有效與電腦儲(chǔ)存文件一一對(duì)應(yīng),保證查閱資料的萬無一失。
智能檔案柜種類和優(yōu)點(diǎn)
1、貯存量大:采用懸掛多層回轉(zhuǎn)擱板,大大增加了有效庫容量。以自動(dòng)選層柜為例,配12層擱板,每層載3厘米厚度的資料46卷,總庫容量552卷。
2、自動(dòng)有效:采用電腦聯(lián)網(wǎng)自動(dòng)控制,實(shí)現(xiàn)自動(dòng)捷徑選層。使用該設(shè)備管理文檔資料和物品,能大幅度的減輕工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。
3、操作簡便:工作人員坐在工作臺(tái)前,使用電腦裝置控制載物擱板自動(dòng)回轉(zhuǎn)運(yùn)行,直接提取、存放物品。
4、減少占地:用戶可根據(jù)庫房實(shí)際使用高度選擇不同型號(hào)的自動(dòng)選層檔案柜,充分利用庫房空間,大量節(jié)省庫房占地面積(可節(jié)省庫房面積50%~60%),減少基建投資規(guī)模。
智能檔案柜應(yīng)盡量避開強(qiáng)光直曬,以免損壞,應(yīng)該當(dāng)放到不受陽光直曬的地域。
再次就是防火很多火災(zāi)的發(fā)生,源于人為的疏忽。監(jiān)管人員除了本職工作外,必要的滅火裝備也要設(shè)計(jì)裝備好,以備不時(shí)之需。質(zhì)量再上乘的智能檔案柜也不會(huì)完全隔離火災(zāi)。
防蟲蛀紙張資料存放久了,難免生蟲,對(duì)紙張完整性具有很大的挑戰(zhàn)。除了存放資料前檢查是否生有蛀蟲外,還應(yīng)定期對(duì)已存放的密集架進(jìn)行檢查。
防盜資料,尤其很重要的檔案,需要做好防盜的措施。一般智能密集架會(huì)設(shè)有密集保護(hù),切記密碼別外漏。如果智能密集架做好防護(hù)措施工作,會(huì)大大增長智能檔案柜的使用壽命,同時(shí)也會(huì)更好的保護(hù)存放的文件以及資料。
眾所周知,良好的保養(yǎng)習(xí)慣,可以增加智能檔案柜的使用壽命。雨季相對(duì)來說,比較潮濕,因?yàn)橹悄軝n柜大都是由鋼質(zhì)組成,所以如果受潮及易生銹。也有人說不是有外漆保護(hù)嗎?是的,外漆的確很好的保護(hù)了內(nèi)部,但是有很多企事業(yè)單位由于內(nèi)部需要,搬動(dòng)柜體,由于搬動(dòng)時(shí)不小心,撞掉了外漆,而雨季一但受潮,就會(huì)從掉漆的地方開始生銹,如果處理不及時(shí),生銹面積會(huì)越來越大。推薦點(diǎn)擊http://biaopaiw.com/hangyedongtai/149.html